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1.身份權(quán)限管理，對于工作人員以及外來人員發(fā)放一張rfid門禁卡，作為出入檔案室的身份標識，用于身份辨識與查閱權(quán)限操作等。
2.準確的定位檢索，在-的rfid技術(shù)基礎(chǔ)上，配合-的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現(xiàn)快速的定位。從而實現(xiàn)的檔案檢索、存取，提案的可管理性，提高工作效率。
3.檔案的快速盤點，檔案管理系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，市數(shù)字檔案館信息建設(shè)，rfid手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。盤點過程不需要打案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
4.一體化聯(lián)動，系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、led公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯(lián)動，從而使得這些獨立的系統(tǒng)互相配合工作，實現(xiàn)化的功能應(yīng)用。
1.檔案庫房應(yīng)遠離存有容易的燃燒物品、空氣污染等不安全的場所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂層。檔案庫樓面負荷應(yīng)為5kn/m2。采用密集架時，不應(yīng)小于12 kn/m2，或按實際需要確定。
2.檔案庫房應(yīng)有防盜措施，一般庫房要加設(shè)防盜門窗，數(shù)字檔案館信息建設(shè)，有條件的單位應(yīng)配置-系統(tǒng)。
3.檔案庫房窗子要配掛防光窗簾，防止陽光直射庫內(nèi);同時庫房照明裝置應(yīng)以使用白熾燈為宜，避免日光燈中紫外線對檔案紙張的破壞。
4.庫房應(yīng)配備去濕機及放置吸潮劑。
5.庫房可通過機械通風、自然通風等方法減緩庫內(nèi)溫度過高現(xiàn)象。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備，以達到庫房理想的溫度。
6.檔案庫房周圍要火源跡象，庫內(nèi)嚴禁-，要建立嚴密的防火制度并配備適合檔案保管的消防滅火系統(tǒng)或器材。
7.檔案密集架應(yīng)放置防蟲、霉-，以防霉菌、害蟲損壞檔案。為防止檔案發(fā)生鼠害，庫房應(yīng)定期檢查并投放-。
8.為防止灰塵對檔案的損害，城建數(shù)字檔案館信息建設(shè)，庫房較好加雙層窗，同時利用吸塵器及時吸除檔案密集架上的灰塵。
應(yīng)當將檔案信息數(shù)據(jù)化，學校數(shù)字檔案館信息建設(shè)，運用科學技術(shù)將紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像、等全部轉(zhuǎn)化為電腦可以檢索的電子數(shù)據(jù)，并進行統(tǒng)計、計算、科學研究、數(shù)據(jù)分析以及主動推送，這就是檔案的數(shù)據(jù)化，是智慧檔案建設(shè)的，也是檔案智慧化管理的-條件。將檔案形成數(shù)據(jù)之后，就能夠通過大數(shù)據(jù)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)信息、設(shè)備、人員之間的互聯(lián)互通、相互感知。
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