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1、信息的正確性、-性要求。
檔案信息化建設(shè)的是資源建設(shè),在資源建設(shè)過程中,-信息的正確性、-性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛,信息量-,且資源增長(zhǎng)速度快,重構(gòu)難度大,如果資源包含的信息正確性、-性不高,將使資源的利用困難,終影響信息化建設(shè)的成敗。
2、信息的安全性必須得到-。
檔案信息化建設(shè)的目的是為社會(huì)提供檔案信息服務(wù),不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施,由于信息具有易傳播、易擴(kuò)散、易損壞的特點(diǎn),信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實(shí)物資產(chǎn)脆弱,更容易受到損害,這樣勢(shì)必威脅檔案信息的安全性。為了-信息的安全性,必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作,在通過網(wǎng)絡(luò)為社會(huì)提供信息服務(wù)的過程中,要采取多方面的安全措施,-檔案信息的安全。
數(shù)字檔案館是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長(zhǎng)期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象的數(shù)字檔案館,市檔案數(shù)字化項(xiàng)目,它不僅僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用,縣檔案數(shù)字化項(xiàng)目,也不僅僅起到發(fā)布利用的作用,學(xué)校檔案數(shù)字化項(xiàng)目,而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。集成(integration)含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言,就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實(shí)踐的全過程,即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo),在管理行為上以集成機(jī)制為,在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機(jī)構(gòu)部門間的-,并從全程管理的層面來對(duì)待各種檔案信息資源要素,提高各種管理要素的交融度,檔案數(shù)字化項(xiàng)目,以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性,提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。
檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作,傳統(tǒng)的檔案管理面臨著如下問題,已經(jīng)不能滿足日常所需:
1、上級(jí)-、直接要求實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理;
2、電子或紙質(zhì)檔案越來越多而且分散,工作人員有使用軟件管理的急切要求;
3、用電子表格管理檔案,形象分差,且一些功能無法實(shí)現(xiàn);
4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙;
5、紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失、泄密;
5、電子和紙質(zhì)檔案的管理難以-;
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