檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作,傳統(tǒng)的檔案管理面臨著如下問題,已經(jīng)不能滿足日常所需:
1、上級(jí)-、直接要求實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理;
2、電子或紙質(zhì)檔案越來越多而且分散,工作人員有使用軟件管理的急切要求;
3、用電子表格管理檔案,形象分差,且一些功能無法實(shí)現(xiàn);
4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙;
5、紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失、泄密;
5、電子和紙質(zhì)檔案的管理難以-;
明確職責(zé),強(qiáng)化檔案管理人員的保密意識(shí)和管理素質(zhì)
因?yàn)闄n案管理工作具有一定的特殊性,綜合數(shù)字檔案信息改造,也因此擔(dān)負(fù)著比其他-更多的責(zé)任和義務(wù),這些檔案管理-對(duì)檔案的安全性負(fù)有直接性的責(zé)任,因此在工作的過程中要有-的本領(lǐng)與技能,數(shù)字檔案信息改造,要保持清醒和警惕的頭腦,要做到手續(xù)情緒,歷史數(shù)字檔案信息改造,避免出?f檔案泄露的狀況出現(xiàn)。因?yàn)楫?dāng)前檔案管理-在工作過程中所接觸的信息很多都是未開放的,甚至很多都是涉及到-性質(zhì)的,這些信息往往會(huì)隨著管理者的社會(huì)活動(dòng)帶到多個(gè)場合中,有時(shí)候在不知不覺中就將-了出去,因此,對(duì)于檔案管理者來說,不管是在什么樣的環(huán)境下,學(xué)校數(shù)字檔案信息改造,不管在怎樣的場合之中,都應(yīng)當(dāng)提高保密意識(shí),要重視檔案信息安全性,只有這樣才能夠切實(shí)保障不將檔案-出去。
檔案信息管理指檔案收集、處理、存儲(chǔ)、查詢等檔案管理活動(dòng)的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化,即虛擬檔案。它是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新型檔案館。數(shù)字檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng),它把分散于不同載體不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯,以網(wǎng)絡(luò)方式互相聯(lián)結(jié),從而提供及時(shí)利用,實(shí)現(xiàn)資源共享。
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