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檔案管理系統(tǒng)是整個文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要-,成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義,市數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)建設(shè),也具有長遠的、歷史的意義。
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檔案信息管理系統(tǒng)還具備多方面感知、-傳遞和智能處理的特征,讓檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧,檔案實體可主動向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息、更新系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息,獲取應用對象的信息,從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為完善的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù),當用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢某一檔案實體的相關(guān)信息時,檔案實體中的傳感能力將對用戶尋找檔案的過程進行引導,此時的檔案富有智慧,市數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè),服務模式也從被動轉(zhuǎn)換為主動服務。
進行檔案管理工作,要遵循集中管理檔案,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。統(tǒng)一指全部檔案要由設(shè)立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。維護完整有兩方面的含義:一是從數(shù)量上要-檔案齊全,不致殘缺短少;一是從上要保持檔案的有機聯(lián)系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義:一是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;一是保護檔案免遭有意破壞。便于利用是全部檔案管理活動的目的,也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
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